Der erste Schritt zum Erfolg
Workshop Düsseldorf
Schulung des Projektleiters der Gemeinde Sylt in Düsseldorf
Die Bürogebäude gelten als Wahrzeichen des Düsseldorfer Medienhafens. Im weißen "Gehry-Gebäude" unterhält die Firma KRUPS CONSULTANTS ihre Räumlichkeiten.
Vom 21.11.2011 bis zum 24.11.2011 bin ich als Projektleiter der Gemeinde Sylt im Hause KRUPS CONSULTANTS in Düsseldorf für die Umsetzung des Projektes
geschult worden. Zur Vorbereitung habe ich mich mit entsprechender Lektüre auf die 4 Tage in Düsseldorf intensiv vorbreitet.
Gerade die neuen Begrifflichkeiten (KVP, KAIZEN und LEAN Management) mit denen ich bereits im Vorwege von den Beteiligten der Firma KRUPS CONSULTANTS immer wieder konfrontiert wurde, machten mich neugierig auf die Inhalte der Schulung in den nächsten Tagen. Das Kernthema des Projektes ist die kontinuierliche Verbesserung der Verwaltungsprozesse in allen Bereichen der kommunalen Verwaltung und dem Kommunalen Liegenschaftsmanagement. Die hierbei eingesetzte Methodik ist als „KVP = Kontinuierlicher Verbesserungsprozess“ oder japanisch „Kaizen“ bekannt. 'KAI' heißt Veränderung und 'ZEN' zum Guten. KVP beinhaltet somit die stetige Verbesserung in den täglichen Verwaltungsabläufen einer Kommune mit möglichst nachhaltiger Wirkung. Umgesetzt wird KVP durch einen Prozess stetiger kleiner Verbesserungsschritte in kontinuierlicher Teamarbeit von den Mitarbeitern selbst.
Die Mitarbeiter analysieren ihren Arbeitsbereich und die KVP Gruppen erarbeiten konkrete Verbesserungsvorschläge. Dafür werden sie zuvor in Teamarbeit und Workshops geschult.
Der Ablauf ist meist wie folgt:
Jetzige Erfüllung von Arbeitsaufgaben festlegen und abgrenzen (Was soll verbessert werden?)
Ist-Zustand und Soll-Zustand beschreiben
Probleme beschreiben und bewerten
Problemanalyse (Ursachen, Zusammenhänge, Schnittstellen, Nebenwirkungen)
Lösungsideen sammeln (z.B. Brainstorming)
Lösungsideen bewerten und entscheiden
Maßnahmen ableiten, Aufwand und Ertrag bewerten
Ergebnispräsentation vor dem Entscheidungsgremium
Maßnahmen vereinbaren (Wer tut was bis wann?) und Ressourcen klären
Maßnahmen umsetzen
Erfolg prüfen
Die Erläuterungen und die nächsten Umsetzungsschritte dieser obigen Begriffsbestimmungen und Abläufe sowie deren Inhalte waren die Schwerpunkte meiner Schulung. Keine Angst, mit „Gehirnwäsche“ hatte das Ganze nicht zu tun. Natürlich war ich zunächst skeptisch, was da Neues auf mich zukommt. Die anfängliche Skepsis gegenüber der neuen Methode ist inzwischen einer regelrechten Begeisterung gewichen.
Der begonnene Prozess hat das Potenzial, das Selbstverständnis und die Wirkungsweise von Verwaltung und Politik auf Sylt signifikant zu verändern und zu verbessern. Ausgeschöpft werden kann dies nur bei aktiver Einbindung und Teilnahme des Großteils der Mitarbeiter. Insofern spielt Mitarbeiter-Motivation für den Prozess eine große Rolle. Wir Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in der Inselverwaltung sind motiviert und wollen gestalten. Wir wissen, dass wir eine interessante und verantwortungsvolle Aufgabe bei einem sicheren Arbeitsplatz in der Öffentlichen Verwaltung haben. Der Bürger auf Sylt darf doch erwarten, dass wir uns alle mit unserer Aufgabe identifizieren. Meine bisherige Arbeit in diesem Prozess bestärkt mich in der Überzeugung, dass wir gemeinsam unser Ziel erreichen können, zu den effizientesten und modernsten Verwaltungen in Schleswig-Holstein zu gehören. Dafür müssen die räumlichen Bedingungen in der Umsetzung einer schnellen Rathauszentralisierung geschaffen werden. Deshalb liegt hier auch der jetzige Schwerpunkt in der Abarbeitung und Umsetzung der Prioritätenliste durch das Projektteam.
Im weiteren Vorgehen sind in 2012 folgende Workshops zur Einführung des Projektes geplant:
Workshop zur strategischen Zieldefinition mit der Selbstverwaltung
Workshop verwaltungsinternen Zieldefinition mit Verwaltungsspitze und Amtsleitern
Workshop zur operativen Zieldefinition mit den Amtsgemeinden
Ableitung der konkreten Ziele für die einzelnen Organisationsbereiche
Workshop mit Abteilungsleiter und weiterer Mitarbeiter zur Vorbereitung auf die einzelnen Projekte
Es waren arbeitsreiche und interessante Tage in Düsseldorf. Neu war für mich festzustellen, wie die unterschiedlichen Herangehensweisen und Arbeitspraktiken in einer modernen Firma, wie die KRUPS CONSULTANTS, umgesetzt und Mitarbeitermotivation gelebt wird.
Dafür bedanke ich mich bei allen Mitarbeitern der Firma KRUPS
CONSULTANTS in Düsseldorf, die mich vom 21.11.2011 bis zum 24.11.2011
geschult haben.
Sollten Sie zu meinen Ausführungen oder bei Ihnen Fragestellungen bis heute unbeantwortet geblieben sein, bitte sprechen Sie mich an.
Gerade Ihre Fragen, Anregungen und Ideen können für dieses anspruchsvolle Projekt von Interesse sein.
Projektleiter Gemeinde Sylt Bernd Neumann, 03.12.2012